MANAJEMEN PERSEDIAAN
Tujuan Instruksional Khusus
Mahasiswa/I mampu mendefinisikan dan memahami jenis-jenis persediaan
Mahasiswa/I mampu memahami prinsip dasar pengelolaan dan Sistem pengawasan persediaan
Mahasiswa/I mampu menjelaskan klasifikasi persediaan
Mahasiswa/I mampu memahami persediaan sebagai bentuk investasi
Mahasiswa mampu memahami model economic order quantity (EOQ)
Mahasiswa/I mampu memahami Model Just InTime (JIT)
Mahasiswa/I mampu memahami Model Just Case (JIC)
Mahasiswa/I mampu menjawab soal-soal yang diberikan secara baik dan benar.
Definisi Manajemen Persediaan
Persediaan sangatlah penting bagi perusahaan yang bergerak dibidang produksi. Adanya persediaan disuatu perusahaan bertujuan untuk menghindari terhambatnya proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan akibat terjadinya kelangkaan bahan baku, sehingga mengakibatkan kenaikan biaya produksi dan berpengaruh pada kenaikan harga jual.
Manajemen persediaan adalah kemampuan suatu perusahaan dalam mengatur dan mengelola setiap kebutuhan barang, baik barang mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi agar selalu tersedia baik dalam kondisi pasar yang stabil dan berfluktasi. Untuk mewujudkan persediaan terlaksana secara baik dan stabil maka pihak perusahaan harus menerapkan konsep manajemen persediaan (inventory management) yang realistis dan dapat diterima oleh berbagai pihak.
Dalam jumlah persediaan, setiap perusahaan memiliki jumlah berbeda-beda, dan jumlah itu disesuaikan dengan kondisi dan konsep manajemen persediaan yang diinginka. Pada perusahaan tertentu, kadang-kadang persediaan menggambarkan 70% dari keseluruhan aktiva lancar.
Jenis-Jenis Persediaan
1. Bahan baku (materials inventory)
Bahan baku (materials inventory) merupakan bahan utama dalam proses produksi yang digunakan pertama kali saat proses produksi untuk menghasilkan barang setengah jadi atau barang jadi.
2. Barang dalam proses (goods in process inventory)
Barang dalam proses (goods in process inventory) merupakan hasil dari proses bahan baku (materialas inventory), sehingga menjadi barang dalam proses atau barang setengah jadi.
3. Barang jadi (finished goods inventory)
Barang jadi (finished goods inventory) merupakan barang hasil dari proses barang dalam proses dan siap untuk dijual ke pasar.
Prinsip Dasar Pengelolaan Persediaan
Adapun prinsip dasar dalam pengelolaan persediaan antara lain:
1. Fungsi persediaan
Fungsi dari persediaan adalah untuk meningkatkan laba perusahaan. Fungsi dasar manajemen persediaan terdiri dari:
a. Spesialisasi wilayah
Spesialisasi wilayah merupakan salah satu fungsi persediaan yang memungkinkan dilakukannya spesialisasi wilayah dari unit-unit operasi secara individual.
b. Decoupling (fungsi fasilitas)
Decoupling merupakan fungsi persediaan yang memberikan manfaat lebih dari suatu fasilitas.
c. Penyeimbangan permintaan dan penawaran
Penyeimbangan permintaan dengan penawaran merupakan fungsi persediaan yang menyeimbangkan antara waktu konsumsi dengan proses manufacturing yang dilakukan.
2. Resiko persediaan
Jenis-jenis resiko persediaan antara lain:
a. Risiko persediaan toko eceran
Manajemen persediaan bagi toko pengecer merupakan proses membeli dan menjual suatu produk serta menanggung risiko dari proses pemasaran yang dilakukan.
b. Risiko persediaan grosir
Manajemen persediaan bagi grosir yaitu membeli dalam jumlah yang besar dari suatu perusahaan untuk dijual kembali dalam jumlah-jumlah kecil kepada pengecer. Risiko terbesar dari persediaan grosir adalah memperbanyak persediaan sedangkan daya beli pengecer turun.
c. Risiko persediaan pengusaha
Bagi pengusaha, risiko persediaan mempunyai dimensi lamanya jangka waktunya, mulai dari bahan mentah yang kemudian diolah menjadi bahan jadi siap pakai.
Sistem Pengawasan Persediaan
Pengawasan persediaan disuatu perusahaan meliputi pengawasan terhadap barang secara fisik antara lain :
1. Bahan baku yang telah diterima perusahaan, disimpan dibagian penyimpanan bahan baku.
2. Setiap bahan baku dicatat dengan jelas identitasnya, mulai dari nama, tanggal masuk, hal ini dilakukan untuk meenghindari kekeliruan terhadap bahan baku yang akan digunakan.
3. Pembungkusan dan pengepakan dilakukan sebaik-baiknya agar tidak terjadi kerusakan digudang atau dalam masa tunggu.
4. Pengadaan barang guna untuk mencegah habisnya stok barang yang diperlukan.
5. Mengontrol batas waktu penggunaan pada setiap barang.
6. Melakukan stock opname secara opname secara berkala untuk mengecek setiap barang yang ada ditempat penyimpanan.
Selain melakukan pengawasan secara fisik, perlu dilakukan pengawasan secara akuntansi yang meliputi pengawasan terhadap dokumen, prosedur serta catatan atas bahan baku.
Klasifikasi Persediaan
Ada beberapa macam klasifikasi inventori, menurut Dobler at al, ada beberapa klasifikasi inventori yang digunakan oleh perusahaan, antara lain:
a. Inventori Produksi
Yang termasuk dalam klasifikasi invetori produksi adalah bahan baku dan bahan-bahan lain yang digunakan dalam proses produksi dan merupakan bagian dari produk. Bisa terdiri dari dua tipe yaitu item spesial yang dibuat khusus untuk spesifikasi perusahaan dan item standart produksi yang dibeli secara off-the-self.
b. Inventori MRO (Maintaintenance, Repair, and Operating supplies)
Yang termasuk dalam katagori ini adalah barang-barang yang digunakan dalam proses produksi namun tidak merupakan bagian dari produk. Seperti pelumas dan pembersih.
c. Inventori In-Process
Yang termasuk dalam katagori inventori ini adalah produk setengah jadi. Produk yang termasuk dalam katagori inventori ini bisa ditemukan dalam berbagai proses produksi.
d. Inventori Finished-goods
Semua produk jadi yang siap untuk dipasarkan termasuk dalam katagori inventori finished goods. PT XYZ adalah sebuah swalayan yang menjual produk produk yang siap untuk dipakai. Tidak ada proses pengolahan yang ada disana, sehingga semua inventori yang dimilikinya termasuk dalam katagori ini. Setelah diperhatikan definisi inventory diatas, dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan persediaan bahan baku adalah barang-barang berwujud yang dimiliki dengan tujuan untuk diproses menjadi barang jadi.
Salah satu perlunya inventory dilaksanakan dengan baik yaitu mengetahui secara pasti harga pokok dari barang-barang dagangan yang terjual. Disamping itu untuk menjamin lancarnya arus lintas barang maka perlu diadakan pencatatan terhadap segala penerimaan barang yang berasal dari supplier,barang yang dipesan oleh langganan, barang yang terjual, barang yang dikembalikan oleh langganan dan penyesuaian-penyesuaian (adjusment) terhadap barang.
Atas dasar pencatatan tersebut nantinya dapat diketahui antara lain barang mana yang banyak tertimbun (over stock) barang mana yang harus dipesan kembali kepada supplier karena persediannya sudah menipis, apabila terjadi pemesanan barang kepada supplier, maka pemesanan ini perlu pula dicatat untuk mendapatkan informasi tentang inventory yang lengkap, bila segala transaksi yang disebut diatas tidak dicatat dengan baik maka akan menemui kesulitan untuk mengetahui keadaan inventory secara pasti pada suatu saat misalnya kesulitan untuk mengetahui berapa jumlah persedian barang yang ada dan yang sudah dipasarkan serta jumlah barang yang sudah dipesan oleh langganan (Quantity Committed) dan berapa jumlah barang yang dipesan kepada supplier (Quantity Sold) dan informasi penting lainnya. Mengurangi inventori barang. Inventori merupakan aset perusahaan yang berkisar antara 30%-40% sedangkan biaya penyimpanan barang berkisar 20%-40% dari nilai barang yang disimpan.
Persediaan sebagai bentuk Investasi
Pengertian investasi disini disebabkan karena terikatnya modal dalam persediaan sehingga tidak dapat digunakan untuk kepentingan-kepentingan lain. Contoh : Sebuah perusahaan merencanakan untuk memperbesar volume produksinya agar dapat mengurangi biaya-biaya (set up cost) yang dirasakan terlalu besar. Penghematan yang dapat diperoleh siperkirakan sebesar Rp 350.000,00 per tahun. Inventory turnover untuk saat ini adalah sebesar 6 kali dan dengan adanya peningkatan produksi yang direncanakan tersebut maka tingkat inventory turnover akan turun menjadi 4 kali. Adapun harga pokok dari barang yang dijual tidak akan meningkat, yaitu Rp 12.000.000,00 dan opportunity cost atau return on investment yang disyaratkan adalah 20%.
Langkah pertama dalam menentukan apakah perusahaan harus melakukan rencana peningkatan produksi adalah dengan jalan menghitung berapa rata-rata investasi dari kedua keadaan yang berbeda tersebut. Rata-rata investasi dalam persediaan dapat dihitung dengan membagi harga pokok barang yang diproduksikan dengan tingkat perputaran persediaan.
Economic Order Quantity (EOQ)
Economic Order Quantity (EOQ) merupakan sejumlah barang yang diperoleh dengan biaya yang rendah, artinya setiap kali perusahaan melukakan pembelian terhadap bahan baku, biaya untuk memperoleh bahan baku tersebut dapat di minimalkan. tujuan dari adanya Economic Order Quantity (EOQ) adalah untuk meminimalkan biaya atas sejumlah persediaan yang diperoleh perusahaan. Karakteristik Economic Order Quantity (EOQ) antara lain :
1. Jumlah barang yang dipesan setiap pemesanan slalu konstan
2. Permintaan konsumen, biaya pemesanan, biaya transportasi serta waktu barang yang dipesan hingga barang sampai ke tangan konsumen dapat diketahui secara konstan.
3. Harga barang per unit adalah konstan meskipun banyaknya jumlah barang yang dipesan nantinya. Akan tetapi tidak mempengaruhi harga barang tersebut
4. Pada sa.at pemesanan. Tidak terjadinya kehabisan barang sehingga tidak menimbulkan kesalahan dalam perhitungan
5. Biaya penyimpanan per unit setiap tahunya konstan
Economic Order Quantity (EOQ) dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Economic Order Quantity (EOQ) dengan kebutuhan tetap, rumus yang digunakan untuk mencari EOQ kebutuhan tetap adalah sebagai berikut :
EOQ=√(2 x D x OC)/CC
Keterangan :
Q : Quantity (EOQ)
D : Demand
OC : Biaya pemesanan (Ordering cost)
CC : Biaya penyimpanan (Carrying cost)
JUST IN TIME
Just In Time (JIT) adalah suatu sistem produksi yang dirancang untuk mendapatkan kualitas, menekan biaya, dan mencapai waktu penyerahan seefisien mungkin dengan menghapus seluruh jenis pemborosan yang terdapat dalam proses produksi sehingga perusahaan mampu menyerahkan produknya (baik barang maupun jasa) sesuai kehendak konsumen tepat waktu. Bila sistem ini berjalan baik jumlah barang yang disimpan digudang akan sedikit, bahkan bisa tidak terdapat simpanan barang sama sekali di gudang.
Syarat sistem "Just in Time" bisa berjalan dengan baik:
Data yang ada harus lengkap dan akurat, data disini berupa: Jadwal permintaan penyediaan barang dari customer, kapasitas produksi, kondisi mesin, waktu penyediaan barang dari suplier. kesemua data tersebut nantinya dibutuhkan untuk forecasting (perencanaan dan perhitungan kedepan). Komunikasi dan koordinasi yang benar-benar baik dan tepat dengan suplier, agar barang yang kita butuhkan, oleh suplier bisa disediakan dan diantarkan tepat sesuai jadwal yang kita minta (sesuai kesepakatan).
Hal atau faktor yang biasanya menyebabkan sistem "Just in Time" tidak bisa berjalan baik:
Data dan informasi awal yang diberikan tidak akurat, contoh: jadwal permintaan penyediaan barang oleh customer yang tidak sesuai, kondisi mesin yang menjadi rusak, suplier yang tidak bisa memenuhi pesanan kita tepat sesuai jadwal.
2. Faktor kejutan/faktor yang tak terduga. Terkadang walaupun suplier bisa menyediakan barang pesanan kita tepat sesuai jadwal tetapi saat pengantaran terdapat kendala: faktor cuaca, kondisi jalur lalu-lintas, kondisi kendaraan transportasi yang bisa menjadi penyebab terhambatnya barang dari suplier datang tepat pada waktunya.
3. Pesanan dari customer yang mendadak dalam jumlah besar, yang tidak mungkin bisa dipenuhi dilihat dari kedatangan barang dari suplier maupun dilihat dari kapasitas produksi (sampai dengan jadi barang siap kirim).
Keuntungan sistem JIT:
1. Semakin sedikit barang yang disimpan pengelolaan barang di gudang menjadi semakin mudah dan resiko terjadinya kerusakan barang juga menjadi kecil.
2. Sumber daya yang dibutuhkan untuk mengelola barang yang disimpan menjadi sedikit (sumber daya manusia, maupun area gudang yang dibutuhkan).
3. Perputaran barang cepat otomatis perputaran modal juga cepat, semakin kecil modal macet dalam bentuk barang disimpan di gudang.
Kelemahan sistem JIT:
Faktor kejutan/tak terduga yang memiliki dampak buruk, pengaruhnya besar sekali. Sistem "Just in Time" ini memiliki resiko lebih besar.
Tidak bisa memenuhi permintaan mendadak dari customer dalam jumlah besar, karena tidak adanya simpanan di gudang.
JUST IN CASE
Just In Case adalah sistem persediaan yang bertujuan untuk mengurangi resiko tidak terpenuhinya permintaan customer maka persediaan barang yang akan diproses tidak boleh kosong, jumlahnya tidak boleh kurang dari stok aman (safety stock) yang sudah dijadikan patokan.
Keuntungan sistem JIC:
Resiko tidak bisa terpenuhinya permintaan customer kecil.
Efek nilai tukar mata uang ataupun efek perubahan harga dari suplier dampaknya tidak sebesar pada sistem "Just in Time".
Kelemahan sistem JIC:
1. Lama penyimpanan secara langsung mempengaruhi kualitas barang.
2. Resiko terjadinya barang rusak (reject) lebih besar dibanding JIT.
3. Memerlukan sumber daya manusia dan area (gudang) yang lebih besar dalam mengelola inventory.
Syarat sistem "Just in Case" bisa berjalan dengan baik:
Sama seperti pada sistem JIT, pada sistem "Just in Case" ini informasi dan akurasi data memegang peranan sangat penting, bahkan lebih komplek. Selain jumlah barang persediaan yang ada, harus pula diperhatikan daya tahan barang (kadaluarsa barang), kondisi gudang.
Data tentang kapasitas barang yang bisa ditampung gudang harus lengkap.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar