Pengadaan SDM

BAB II
PEMBAHASAN

A. Pentingnya Pengadaan SDM
Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Fungsi ini memiliki sasaran agar proses pengadaan sumber daya manusia dapat diperoleh sejumlah tenaga kerja tertentu sebagai sumber daya yang memiliki kualifikasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan dari jabatan atau pekerjaan tersebut. Pengadaan memfokuskan perhatiannya pada program-program pengadaan sumber daya manusia yang mampu memecahkan masalah kemampuan kerja (ability to work) dari tenaga kerja yang ditempatkan dalam organisasi. Dapat disimpulkan bahwa pengadaan (procurement) sumber daya manusia merupakan usaha yang diarahkan untuk mendapatkan tenaga kerja yang memiliki kualitas dan kuantitas yang tepat yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
Karyawan adalah aset utama perusahaan. Berhasil tidaknya perusahaan tergantung pada kemampuan karyawan yang dimilikinya. Karyawan sebagai manusia memiliki pikiran, perasaan, status, serta latar belakang yang heterogin. Sehingga perlakuan terhadap karyawan berbeda dengan perlakuan terhadap mesin. Kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Agar terwujud adanya efektifitas dan efisiensi dalam pencapaian tujuan perusahaan (organisasi).
Pengadaan karyawan didasarkan pada prinsip “apa” dan baru “siapa”. Apa dalam arti menetapkan lebih dahulu pekerjaan yang akan ditangani sesuai dengan “job description”. Sedangkan “siapa”, merujuk kepada kualifikasi orang yang akan menempati jabatan tersebut, dengan mendasarkan pada “job specification”. Bila pengadaan karyawan mendasarkan pada “siapa” lebih dulu, baru kemudian “apa”, akan menyebabkan terjadinya mismanajemen dalam penempatan, karena kemungkinan akan terjadi kesalahan dalam penempatan.
Pengadaan (procurement) adalah proses penarikan, seleksi, penempatan karyawan yang efektif dan efisien dalam membantu tercapainya tujuan (perusahaan/organisasi). Pengadaan karyawan ini merupakan langkah pertama dan dapat mencerminkan berhasil-tidaknya suatu perusahaan mencapai tujuannya. Jika karyawan yang diterima kompeten (memiliki kemampuan yang memadai), maka usaha untuk mewujudkan tujuan relatif mudah, sebaliknya bila karyawan yang diperoleh kurang memenuhi syarat, akan sulit bagi perusahaan mencapai tujuan.
Pada perusahaan besar fungsi pengadaan ini biasanya didelegasikan kepada para ahli di bagian personalia. Sedangkan untuk perusahaan kecil dijalankan sendiri oleh pimpinan perusahaan.

B. Tahapan Pendekatan dalam Pengadaan SDM
  Pengadaan karyawan harus mendapatkan pendekatan dan perhatian yang serius, serta didasarkan pada analisis pekerjaan (job analysis), uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).
a. Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan merupakan usaha yang sistematis dalam mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu organisasi. Dengan demikian analisis jabatan (pekerjaan) akan mengupas suatu jabatan, dengan memberi jawaban atau pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. Analisis pekerjaaan (job analysis) perlu dilakukan agar dapat didesain organisasi dan ditetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan serta evaluasi pekerjaan.
Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Manfaat diadakannya analisis pekerjaan ini adalah akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia serta alat yang digunakan.
Pengertian analisis pekerjaan ini berbeda dengan motion study (studi gerak). Analisis pekerjaan menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai, sedangkan studi gerak mempelajari gerakan-gerakan yang paling efektif dan efisien untuk melakukan pekerjaan.
Secara rinci perbedaan diantara keduanya digambarkan sebagai berikut:
No Faktor Job Analisis Motion Study
1. Tujuan Memberikan gambaran terhadap suatu jabatan. Merubah dan memperbaiki metode kerja.
2. Ruang Lingkup Menyeluruh, mencakup tugas, tanggung jawab. Merubah dan memperbaiki gerakan-gerakan.
3. Tingkat Ketelitian Kurang teliti. Sangat teliti.
4. Organisasi Dilakukan oleh bagian personalia. Dilakukan oleh Industrial Engineers.
5. Teknik Observasi, wawancara, kuesioner. Observasi, photographi, stopwatch.
6. Kegunaan Perekrutan, latihan pengupahan. Memperbaiki metode dan standarisasi.

Langkah yang dapat dilakukan dalam rangka mengadakan analisis pekerjaan adalah:
a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan. Dalam hal ini penganalisisan harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi dari analisis pekerjaan ini. Karena hasil ini akan dipergunakan untuk menentukan jenis data yang akan dipergunakan untuk menentukan jenis data yang yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi hasil analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan.
b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang (bagan organisasi, bagan proses, uraian pekerjaan).
c. Menyeleksi muwakil (representative) jabatan yang akan dianalisis. Dalam hal ini dipilih beberapa sample (muwakil) jabatan yang akan dianalisis.
d. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan (aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja dan syarat yang diperlukan).
e. Meninjau informasi dengan pihak yang berkepentingan (untuk memverifikasi informasi yang diperoleh)
f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
g. Meramalkan / memperhitungkan perkembangan perusahaan.
Analisis pekerjaan selain menghasilkan job descrption, job specification dan job evaluation juga berguna bagi:
a) Perekrutan dan seleksi (recruitment dan selection)
Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat manusia yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu. Isi spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.
b) Kompensasi (compensation)
Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dll) orang yang akan menjabat jabatan itu, sehingga kita dapat menentukan gajinya.
c) Evaluasi Jabatan (job evaluation)
Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat / ringannya pekerjaan, besar / kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit / mudahnya mendapatkan orangnya. Dengan demikian kita dapat menetapkan harga/gaji pejabat yang menjabat jabatan tersebut.
d) Penilaian Prestasi Kerja (preformance appraisal)
Penilaian prestasi kerja merupakan upaya membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan/diselesaikan dengan baik, maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.
e) Latihan (training)
Informasi analisis pekerjaan dipergunakan untuk merangsang program latihan dan pengembangan. Uraian pekerjaan pelengkapan dan jenis keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu di dalam pengembangan program-program latihan.
f) Promosi dan Pemindahan
Informasi analisis pekerjaan akan dipergunakan untuk membantu dalam menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan.
g) Organisasi
Informasi analisis pekerjaan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.
h) Pemerkaya Pekerjaan (job enrichment)
Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.
i) Penyederhanaan Pekerjaan (work simplification)
Informasi analisis pekerjaan dipergunakan juga untuk penyederhanaan/spesialisasi pekerjaan, karena perkembangan perusahaan yang spesifikasi yang mendalam, akibatnya pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.


j) Penempatan (placement)
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif.
k) Peramalan dan Perekrutan
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.
l) Orientasi dan Induksi
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi dan lain-lainnya.

b. Uraian Pekerjaan
Uraian pekerjaan (job description) dan uraian jabatan (job position) diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga kerja operasional, sedang uraian jabatan untuk tenaga kerja manajerial. Uraian pekerjaan/jabatan ini harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggungjawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan ini akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang menjabat jabatan tersebut.
Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang menjabat jabatan itu.uraian kurang mengetahui tugas dan tanggungjawabnya pada jabatan tersebut. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pejabat bersangkutan menjadi overacting. Di sinilah letak pentingnya peranan uraian pekerjaan dalam setiap organisasi.
Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal berikut:
1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan yakni memberikan nama jabatan seperti, rektor, dekan, dosen, kabag administrasi, dll.
2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata, yang diuraikan secara terpisah, agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar negeri.
3. Standar wewenang dan pekerjaan yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas seperti alat-alat, mesin dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan/pejabat, yaitu hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas di promosikan.
Di dalam membuat deskripsi jabatan bagian terpenting adalah membuat/menuliskan tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut. Untuk itu dapat dimulai dengan mencoba menjawab pertanyaan “apa” dan “mengapa” kita melaksanakan pekerjaan tersebut, dan “bagaimana” melaksanakannya.
Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menjabat jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab dan standar prestasi yang harus dicapainya. Uraian pekerjaan harus menjadi dasar penetapan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa baru siapa sehingga mismanajemen dapat dihindari.

c. Spesifikasi Pekerjaan  
Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan pekerjaan dengan menjawab pertanyaan “apa ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan lain-lain orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan pesyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitive yang dibutuhkan dan pemangku jabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai:
1. Tingkat pendidikan pekerja.
2. Jenis kelamin pekerja.
3. Keadaan fisik pekerja.
4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.
5. Batas umur pekerja.
6. Status perkawinan.
7. Minat pekerja.
8. Emosi dan temperamen pekerja.
9. Pengalaman kerja.

d. Evaluasi Pekerjaan
Evaluasi pekerjaan (job evaluation) adalah menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil risiko pekerjaan dan memberikan nama, ranking (peringkat), serta harga atau gaji suatu jabatan. Jika pekerjaan berat, sukar, beresiko besar, dan ranking jabatan semakin tinggi maka harga atau gaji semakin besar, tetapi sebaliknya apabila pekerjaan tersebut rendah, maka harga atau gaji jabatannya semakin kecil.
Pemberian nama jabatan yang tepat memberikan kebanggaan dan status bagi pejabat tersebut. Karena ego manusia yang mengharapkan status.




















BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Pengadaan adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya perusahaan. Karyawan adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status, dan latar belakang pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen yang dibawa ke dalam organisasi perusahaan.
Tahapan pendekatan dalam pengadaan SDM itu di dasarkan pada:
1. Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai.
2. Uraian Pekerjaan
Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
3. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.
4. Evaluasi Pekerjaan
Evaluasi pekerjaan (job evaluation) adalah menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecilrisiko pekerjaan dan memberikan nama, ranking (peringkat), serta harga atau gaji suatu jabatan.

3.2 Saran
Untuk saran bisa berisi kritik atau saran terhadap penulisan juga bisa untuk menanggapi terhadap kesimpulan dari bahasan makalah yang telah dijelaskan.




DAFTAR PUSTAKA

Priyono. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. Sidoarjo: Zifatma Publisher.
Larasati, Sri. 2018. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Deepublish Publisher.
Hasibuan, Malayu. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Gunung Agung.